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KonzeptNovember 17, 2017

Lean Administration und Lean Management

LEAN ADMINISTRATION UND LEAN MANAGEMENT

– und wie Sie davon profitieren

Was in der Industrie schon lange praktiziert wird, kann auch in Dienstleistungsunternehmen angewandt werden: Lean Administration und Lean Management sind Methoden, die auch in Büro und Verwaltung für mehr Effizienz sorgen können.
Starre Organisationsstrukturen und ausufernde Administration stehen jedoch häufig einem gelungenen Kundenservice im Weg.
Prozessoptimierung mit Lean Administration
Lean Management und Lean Administration können dazu beitragen, dass ein Unternehmen schlankere und transparentere Prozesse in seiner Organisation einführt. Das verbessert letzen Endes die Kundenbeziehungen. Es bringt aber auch einen umfassenden Kulturwandel mit sich. Vorgesetzte und Mitarbeiter müssen dazu unbedingt auch ihr Mindset ändern. Wie kann das gelingen?
Zum Einen, indem man sich die Geschäftsabläufe anschaut und sie optimiert.
Beste Qualität gewährleisten und den gewünschten Service zum vereinbarten Termin beim Kunden erbringen – diesen Anforderungen sind ein definitves Muss. Dabei steht immer das Bedürfnis des Kunden im Mittelpunkt. Ein Geschäftsablauf nur deswegen nicht zu verändern, weil man dies oder das schon immer so gehandhabt hat und es ja bisher gut funktioniert hat ist keine Entschuldigung dafür. Der Lean Administration Ansatz unterstützt dabei, Abläufe effizient zu machen und die Produktivität zu steigern.
Was bedeutet aber Lean Administration? Schnelligkeit, Präzision und Transparenz in den internen und externen Vorgängen herzustellen ist oberste Maxime. Sie sollten sich also fragen: Wie sieht der Arbeitsablauf für einen Vorgang aus? Gibt es darin Unstimmigkeiten, Medienbrüche, zeitraubende Archivierungsvorschriften oder langwierige Abstimmungswege? Wie kommen Sie an die Informationen? Wo ist Verschwendung zu finden? Zufriedenstellende Antworten auf diese Fragen erhalten Sie wahrscheinlich nur dann, wenn Sie bereits die organisatorische Grundlage geschaffen haben: eine leane Organisation. Bei einer solchen bilden alle Abteilungen wie Vertrieb, Marketing, Projektmanagement, Buchhaltung oder Controlling und weitere Bereiche der Unternehmensorganisation eine durchgängige Prozess- und Informationslandschaft, die Abteilungsgrenzen überwindet. Das kann durch organisatorische Umstellungen etwa in agile und selbstorganisierende Teams erreicht werden, durch den Abbau von Hierarchien, durch die Optimierung von Geschäftsabläufen und vielen weiteren Methoden schlanker Arbeitsmodelle.
Integration, Vernetzung und Automatisierung
Egal, wie ihre leane Organisation schlussendlich aussieht, müssen die Informationssysteme, die Sie einsetzen, diese abbilden. Die Grundlage eines Informationsmanagements auf der Basis von Lean Administration ist das Single-Source-of-Truth-Prinzip. Hier muss von einer beliebten Handlungsweise Abschied genommen werden: Das Horten von Wissen bei Einzelnen. Die Denkweise, dass nur wer das Wissen für sich behält weiterhin „Macht“ hat bzw. das die linke Hand nicht weiss, was die rechte tut. Das macht jedweden Versuch, eine leane Administration einzuführen zunichte. Sollen die Abteilungen, die Geschäftsprozesse steuern und dokumentieren, „lean“ zusammenarbeiten, heißt das Stichwort Integration und Vernetzung. Sind alle Abteilungen digital vernetzt, können zum Beispiel im Projektmanagement alle an einem Projekt Beteiligten per Suchfunktion direkt auf die nötigen Dokumente zurückgreifen und anhand von Stichworten im gesamten System suchen.
Neues Arbeiten wird möglich
Das Abbilden der Unternehmerprozesse in einer integrierten und vernetzten IT-Landschaft macht nicht nur Arbeitsprozesse schlanker und übersichtlicher und transparent. Auch Kunden und Lieferanten lassen sich einfach digital anbinden und vernetzen. Teams können dadurch ihre Arbeitsabläufe selbst optimieren , so können Mitarbeiter zu Wissensarbeiter werden, die selbstorganisiert miteinander kooperieren – weit entfernt von starren Regelungen und unter einer informationsbasierten, auf Zielen und Strategien basierenden Führung.
Ohne das Top Management ist Lean zum Scheitern verurteilt
Wichtig ist allerdings, dass die Einführung von Lean Administration im Unternehmen vom Management getragen wird. Eine Organisation, deren Führung nicht selber den Lean-Gedanken lebt, wird diese Idee auch nicht auf ihre Mitarbeiter übertragen können. Schließlich sind diese eine klare Arbeitsteilung mit klaren Hierarchien gewöhnt. Ist der Lean-Gedanke jedoch einmal verstanden, eingeführt und wird er von allen aktiv gelebt, trägt er zu einer besseren Kundenbeziehung und damit einer erfolgreicheren Positionierung des Unternehmens bei. Häufig fällt in diesem Zusammenhang auch der Begriff des Kaizen. Kaizen stammt aus dem Japanischen und bezeichnet eine Lebens- und Arbeitsphilosophie, die das Streben nach konstantem Wandel und kontinuierlicher Verbesserung KVP – kontinuierlicher Verbesserungsprozess) sowie die Minimierung von Verschwendung zum Ziel hat.